비즈니스영어 이메일 1 편
영어 이메일 첫인사,서두인사,호칭 선택 사다리 타기
영어 이메일을 작성할 때 처음 시작 인사를 To whom it may concern ? Dear sir or madam ? Hello ? Hi ? 어떤 것을 써야하는지 헷갈려하시는 분들이 많으신데요.
위의 사다리 타기(flow chart) 를 이용해서 상황에 맞는 서두 인사말을 선택 하여 바로 사용 하실 수 있습니다.
지금부터는 이 사다리 타기 (flow chart)의 원리에 대하여 단순히 사용하는 것을 넘어 자세히 이해하고 싶으신 분들을 위해서 차근 차근 설명을 해 드리도록 하겠습니다.
★☆★ 가상의 상대방의 이름 → ( First name 이름: 길동 , Surname 성: 홍 ) 으로 가정하자.
우선 아래의 3가지를 기억해 주셔야 합니다.
1. 첫번째, Dear, Hello, Hi 이 3단어의 격식 (formal 한 정도) 의 레벨을 알아야 하는데요.
Formal 한 순서를 따져 본다면 Dear >>> Hello > Hi 인 것을 기억해 주세요.
2. 두번째, 1번의 formal 한 정도의 레벨을 기억하여 이메일을 쓰는 대상(고객)과의 관계에 따라 Dear, Hello, Hi 를 아래의 4가지 상황에 따라서 사용하면 끝.
- 이름을 안다 ( To 개인 or 단체 ) & 친하다 (격식 불필요)
- 이름을 안다 ( To 개인 or 단체 ) & 친하지 않다 (격식 필요)
- 이름을 모른다 ( To 개인 or 단체 ) & 기타정보가 있다
- 이름을 모른다 ( To 개인 or 단체 ) & 기타정보가 없다
3. 세번째, 서두인사 후 점찍기 ( Comma, Colon, Point ) & 대 소문자
서두인사 맨 마지막에 comma ( , ) 만 찍는다라고 기억하고 넘어가도 됩니다. 이 것은 상황따라 너무 다르고 또 영국이냐 미국이냐 등에 따라 조금씩 달라서 이것을 따지는 것 자체가 무의미 합니다. 영국의 경우 아예 점을 안찍는 경우가 허다하다. (필자의 영국생활 20년 경험으로 보면~~ )
예) Hi John, Hello John, Dear John, John(이름만),
대 소문자의 경우 Hi, Hello, Dear 뒤에 오는 명사는 전부 대문자로 쓰면 된다.
예) Dear John, Hello Sales team, Hi Team 등등
자, 그러면 2번의 4가지 경우에 따른 사용방법을 하나씩 설명 드리겠습니다.
1. 이름을 안다 (To 개인 or 단체) & 친하다 (격식 불필요)
상대방과 구면이고 친분이 있는 경우는 대부분 Hi 를 사용한다. 심지어는 그냥 이름만 부르는 경우도 많다.
Hello 를 사용해도 되지만 Hi 보다는 빈도수가 아주 낮다. 친하다 싶으면 그냥 Hi 를 쓰면 된다.
친한 거래처이거나 본인이 속한 조직 (사내) 이 대상이다.
To 개인
- 길동, (그냥 이름만 부르는 경우도 많다)
- Hi 길동, (가장 흔하게 보는 경우)
To 단체(Group)
- Hi, (흔히 보는 친한 거래처 메일 )
- Hi team, (흔히 보는 친한 거래처 메일) - 팀명을 쓰지도 않는다.
- Hi finance team, (흔히 보는 친한 거래처 메일) - 재무팀 이라고 이름을 썼다.
- Hi everyone, (흔히 보는 친한 거래처 메일)
- Hi all, (종종 본다)
- Hi 삼성 team (흔히 보는 친한 거래처 메일) - 회사이름 (예:삼성) 을 쓴 경우.
- Hi 삼성 IT team (종종 본다) - 회사, 부서이름을 쓴 경우
- Dear all, (아주 가끔 본다) - 잘 안씀(사내외 동료들에게)
- Dear colleagues, (아주 가끔 본다) - 잘 안씀(사내외 동료들에게)
2. 이름을 안다 ( To 개인 or 단체 ) & 친하지 않다 (격식 필요)
명함이나 기타 루트를 통하여 이름을 알고 있지만 초면이거나 구면이라도 격식이 필요한 사이라면 주저없이
Dear 다음에 Mr (남성), Ms (여성 - 결혼유무 무관), Dr (박사님) 정도를 사용하면 됩니다. Mrs (결혼한 여성), Miss (미혼여성) 은 잘 사용하지 않는다.
To 개인 (성별 or 타이틀을 안다)
- Dear Mr 홍 (영국 / 마침표가 없다)
- Dear Mr. 홍 (미국 / 마침표가 있다)
- Dear Ms 홍
- Dear Dr 홍
To 개인 (성별 or 타이틀 모른다)
- Dear 길동 홍 (사용 빈도수 낮다) 자주 볼 수 있는 표현은 아니다
To 단체(Group)
- Dear Technical support team,
- Dear SAMSUNG sales team,
- Dear Google marketing team,
- Dear IT department,
3. 이름을 모른다 ( To 개인 or 단체 ) & 기타정보가 있다
요즘같이 Facebook, Instagram, Linked in 등 인터넷을 통한 정보수집이 가능한 시대에 이름을 모른체 연락을 하는 상황은 가능하면 피하라고 말씀을 드리고 싶습니다.
이름을 도저히 알수 없다면 적어도 상대방의 기타정보 (교수, 메니저, 고객, 등)라도 알아내는 노력을 하는 것을 추천드립니다. 격식이 필요한 경우이므로 Dear 를 쓰면 된다. To whom it may concern 의 경우는 이제 거의 사라진 표현이라고 해도 될 정도로 스팸메일 같은것을 제외하면 사용되는 경우를 거의 본적이 없다.
To 개인
- Dear Professor, (교수님께)
- Dear Manager, (메니저님께)
- Dear Customer, (고객님께)
To 단체(Group)
- 해당 없음
4. 이름을 모른다 ( To 개인 or 단체 ) & 기타정보가 없다
비지니스 에티켓 차원에서 보았을 때 가장 피해야 할 경우라고 본다.
Dear sir or madam 은 점점 사용하지 않는 표현이 되어가고 있다는 것을 기억해 주시구요.
To 개인
성별을 아는 경우
- Dear Sir (남성) (가능한 쓰지말자)
- Dear Madam (여성) (가능한 쓰지말자)
성별을 모르는 경우
- Dear Sir or Madam (가능한 쓰지말자)
To 단체(Group)
- Hello, (가장 흔히 쓴다)
- To whom it may concern, (가능한 쓰지말자 - 스펨이 될수도)
♣※◇※★♣ 절대 피해야 할 표현 !!!
- Hey 길동, (아주친한 사이라면 O.K 이지만 가급적 사용하지 말자)
- To 길동, (사용 금지)
오늘 내용이 도움이 되셨나요 ? 질문 있으시면 언제든 댓글로 소통해 주시구요 ^^
다음 시간에는 비지니스 영어이메일 서두에 어떤 말로 시작을 하면 좋은지 상황별로 알아 보는 시간을 가져보도록 하겠습니다.
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