영어 이메일 22 주문 관련 표현 완벽 정리 / PO Purchase Order / Acceptance of Purchase Order / acknowledge, confirm, accept receipt and order

비즈니스영어 이메일 22

비지니스 협상의 최종 목표이자 단계는 주문이라고 할 수 있습니다.

오늘은 주문에 관련된 핵심 어휘와 표현들을 알아 보도록 하겠습니다.

order

본격적인 영어 표현을 배우기 전에 우선 주문(Order) 의 종류는 어떤 것이 있으며, 특히 비지니스 상 주문은 어떻게 이루어지는지에 대한 개념 그리고 그와 관련된 중요한 용어들을 우선 정리를 해 보겠습니다. 

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★ 일반적인 주문 의 종류

우리가 일상 생활에서 개인적으로 물건이나 어떤 서비스를 주문, 구매 하는 방식은 보통 다음 3가지 정도로 요약을 할 수가 있습니다. 이런 개인적인 주문, 구매를 우리는 쇼핑 이라고도 하지요.

 

① Offline Order 오프라인 주문

직접 매장에 가서 물건을 구매 하는 것

offline order

② Telephone Order 전화 주문

말 그데로 전화로 상품을 구매 하는 것으로 우리가 홈 쇼핑 방송을 보다가 전화를 걸어서 주문을 하는 경우와 같은 것이 한 예라고 할 수 있겠죠.

telephone order

③ Online Order 인터넷 주문

인터넷 쇼핑은 이제 우리 삶의 중요한 한 부분이 되어 버린 것 같습니다.  특히 요즘과 같은 펜데믹 상황에서 가장 많은 비중을 차지하고 있는 구매의 한 방식 이기도 하구요.

online order

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★ 회사는 어떻게 쇼핑을 할까요 ?

자 그러면 어떤  회사, 기업, 업체  가  다른 회사, 기업, 업체  로 부터 물건이나 서비스를  주문(구매)  할 때는 어떻게 할까요 ?

 

이런 경우는 개인적인 구매 방식과 방식 조금 다릅니다.

 

즉, 보통 업체 간의 거래를 할 경우에는 우선은

 

    견적 

     ↓

 가격 협상 

 

의 과정을 먼저 거치게 되고 그 다음에 협상이 최종 완료가 되면

 

법적 효력이 있는 공식 주문서인  PO (Purchase Order) 를 작성하여

 

① 이메일 첨부 발송

  ※ 인터넷 시대인 요즘 가장 많이 사용하는 방법

② 우편 발송

③ 직접 전달

 

방식으로  주문(구매)  를 하게 됩니다.   

※ 물론 개인도 PO 로 주문이 가능 하다

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★ PO (Purchase Order)

Purchase Order Form, 즉 구매 주문 양식 이라고도 하지만 보통은 그냥 PO 라고 한다.

 

우리가 비지니스 상 어떤 상품이나 서비스를 주문 하기 위해서 작성해서 보내야 하는 공식적인 문서이다.

 

백문이 불여일견 이라고 PO 샘플을 한번 보자.

 

→ PO (Purchase Order) 샘플

PO Purchase Order

※ 더 더양한 PO 샘플을 원하시면 구글링 !!  

 

→ PO 상 어휘 정리

item 상품 또는 서비스의 이름

description 상품 설명 

quantity 수량  

delivery date 납품 날짜 

vendor 판매자 (정보) 

Ship to 배송지 

requisitioner (선적)요청자 

F.O.B. Free On Board 본선인도조건 

→ 수출의 경우 판매자는 물품을 선적항에서 본선에 적재해야 하며,
이 시점까지 판매자가 물품에 대한 위험과 비용을 부담하는 조건입니다.
물품이 본선에 선적된 이후 위험과 비용은 수입을 하는 구매자가 부담

 

ship via(warehouse) 선적 전 물류창고 보관 

ship via (grower)  생산지에서 바로 선적 

 

shipping terms 배송 조건 

unit price 단가 

Total 총액 

Special instruction (구매자의) 특별 요청 사항 

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★ PO (Purchase Order) 첨부 이메일 샘플

위에서 설명한 PO 를 작성 및 서명한 후 PDF 로 전환하여 이메일 첨부로 판매사에 보낼 때 쓰는 문장 표현을 알아 보도록 하겠습니다.

 

Dear 고객사 수신자 이름,

 

Please find attached for our purchase order number #1234567 and acknowledge receipt by replying to this email.

번호 #1234567 PO 첨부 드리며 이 이메일의 답장으로 수령 확인 부탁 드립니다.

 

Please contact me if you have any questions.

질문 있으시면 연락 주십시오

 

Regards,

 

발송자 이름

직책, 소속부서

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위와 같은 PO 를 작성하여 이메일로 첨부 발송 하면 구매 주문의 1 단계는 완료된 것이라고 할 수 있습니다.

 

 자, 근데 아직 끝난게 아닙니다 !!!! 

 

그런데 여기서 끝이 아니고 반드시 확인을 하셔야 하는 2 단계가 있습니다.

 

그런 바로 Acceptance of PO !!

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★ Acceptance of PO

PO 를 발송 한 후에 반드시 공급자로 부터 PO, 즉 구매 주문 관련된 내용에 대해서 컨펌을 받으셔야 합니다.

 

공급자가 PO 의 내용을 잘 확인 하였고 그 내용데로 주문을 수령 한다는 Acceptance of PO (구매 주문 수락 문서)를

 

① 답신 메일로 써서 보내 오거나  

② PDF 문서로 첨부하여 답장

 

을 하게 되면 바로 그 PO 에 대한 법적인 효력 (Legal binding) 이 비로소 생기게 되는 것입니다. 

 

이렇게 하고 나면 이제야 비로소 비지니스 상 주문이 완료 되었다고 이야기 할 수 있습니다. 

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★ Acceptance of PO 샘플 문장

Purchase Order Acceptance Letter

Name: Gildong Hong
Address: 당사 주소 기입
Contact: +82-02-1234-5678
Date: 30 Nov 2021

Recipient Name: 고객(사) 이름
Recipient Address: 고객(사) 주소

 

※ Letter 를 써서 PDF로 첨부 할 것이 아니고 이메일로 그냥 답장을 할 때는 위의 내용은 보통 PO 에 이미 포함이 되어 있으므로 생략하고 바로 아래 내용부터 써도 된다.

 

Dear 고객사 수신자 이름,

☆주문수령 확인(아래 문장 중 택 1 또는 짜집기 응용)

We acknowledge the receipt of your purchase order number #123456.

주문 번호 #123456 PO 수령을 승인 드립니다.

 

I am writing to acknowledge the receipt of your purchase order number #123456.

주문 번호 #123456 PO 수령을 승인 차 글을 씁니다.

 

This is to confirm the receipt of your purchase order number #123456.

주문 번호 #123456 PO 수령을 확인 드립니다. 

 

This letter is to confirm our acceptance of purchase order number #123456 which we received on 30 Nov 2021. 

이 편지는 2021년 11월 30일 수령한 주문 번호 #123456 PO 가 승인 되었음을 확인 드립니다.

 

We are pleased to accept your purchase order number #123456.

주문 번호 #123456 PO 의 승인을 기쁘게 생각 합니다.

☆ 주문 감사(아래 문장 중 택 1 또는 짜집기 응용)  

We are pleased to accept your order and look forward to doing business with you.

 

 

Thank you for putting your trust in our products and services and we are truly excited to do business with you and 

저희 제품과 서비스를 믿고 이용해 주셔서 감사드리며 귀사와의 비지니스가 정말 기대 됩니다.

☆ 납품 일정(아래 문장 중 택 1 또는 짜집기 응용)  

 

As per the terms outlined in our quote, delivery is from four to six weeks from the date of the order.

견적서의 약관과 같이, 납품은 주문일로 부터 4-6 주에 이루어 집니다.

 

Your order has been placed and delivery is expected on 20 December 2021.

주문이 완료 되었으며 납품은 2021년 12월 20일 까지 될 것으로 예상 됩니다.

 

☆ 추후 문의 사항 (아래 문장 중 택 1 또는 짜집기 응용)

Should you have any queries regarding your order, please call our customer support number or contact me directly.

주문 관련하여 문의 사항이 있으시면, 고객 지원 센터로 전화 하시거나 저에게 직접 연락 주세요.

Should you have any questions regarding your order, please feel free to contact me at any time.

주문 관련하여 문의 사항이 있으시면, 언제든 저에게 연락 주세요. 

Please contact me if you have any questions.
질문 있으시면 연락 주십시오

 

☆끝맺음 인사 (아래 문장 중 택 1 또는 짜집기 응용)

 

I look forward to a long and successful partnership with you.

귀사와의 성공적이며 지속적인 동반자 관계를 기대 하겠습니다.

 

It is truly a pleasure doing business with you. 

귀사와 비지니스를 하는 것을 진심으로 기쁘게 생각합니다.

 

We hope to extend our cooperation for years to come.

앞으로 서로간의 협력관계를 더 넓혀 가기를 희망합니다.

 

Thank you again for your order and business with us.

주문과 저희와 거래 해 주심에 다시한번 감사드립니다.

<내용 끝>

Best regards,

보내는 사람 이름

직책, 소속부서

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오늘은 비지니스 주문 절차의 가장 핵심인

 

① Purchase Order 와

 

② Acceptance of PO

 

에 대해서 알아 보았습니다.

 

비지니스 영어의 고수가 되는 그날까지

 

모두 화잇팅 입니다